所沢Office ブログ

皆様こんにちは。ココルポート所沢OfficeトレイニーのTです。

12月に入ってから寒さが本格的になり、冬の訪れを実感すると同時に、今年ももう少しで終わりだなとしみじみ思う今日この頃ですが

皆様いかがお過ごしでしょうか。

季節や天気の変わり目は体調を崩しやすいので、くれぐれも心身の健康維持に努めていただければと思います。

 

さて、今回のテーマは、私が最近依頼された「パソコン利用マニュアル作成」に取り組んで感じたことや気づいたことを

この場を借りて少し書き連ねていきたいと思います。

 

まず、ココルポートでは訓練の一環として、オフィス内での簡易的な業務をスタッフから個別に依頼されることがあります。

これを所沢オフィスでは「業務依頼」と呼んでいます。業務の内容は様々あり、例えば

・パソコンを最新の状態で利用するための定期的なアップデートチェック

・オフィス内外で利用、配布する掲示物（チラシなど）の作成

・オフィスで使用する備品の在庫管理・整理　　　　　　　　　　など

トレイニーご自身の得意分野や、今後目指したい職業・職種に沿った業務が提供されます。

 

今回のマニュアル作成もこの業務依頼という形で引き受けたお仕事ですが、そもそもこの話が持ち上がった経緯として、

パソコンのスキルを身に着けたいと思って利用している方で、オフィスに通うまでまともにパソコンに触ったことがないという人が

一定数いらっしゃるのと、初めて利用する方の為の手順説明がほぼスタッフからの口頭のみだったことが背景としてあります。

 

耳で聞くより文章で確認できる媒体があるほうが理解しやすい人達もいらっしゃるでしょうし、

「あれ、この操作ってどうやるんだっけ・・・」となった時にも、マニュアルがあれば後からいつでも見直すことができます。

 

実際に作成してみて感じたこととしては、マニュアル作成に使用したPowerPointの操作も然りですが、

どの程度の理解度を前提とすればよいのか、どの項目を網羅していればよいのか、どのような言葉であれば伝わるのか、

といったように本当の初心者目線に立って作成することが、私自身が多少パソコンの操作に慣れていた分難しく感じました。

専門用語はもちろんのこと、省略語なども場合によっては正しく通じないこともあると思います。

誰が見ても理解できる文章構成だけでなく、視覚的に見やすいレイアウト、直感的に判断できるように実際に操作している画像を添える。

そのような工夫も随所に混ぜ込むことを意識して作りました。

その上で、何度かスタッフからのチェックやフィードバックを受けて修正を重ねた結果、自他共に満足できるものに仕上がりました。

 

また、改めて実感したこともあります。

自分自身は理解しやすいと思っても、相手も同じとは限らない。必ず相手の事情や状況を汲んだ上で言葉や物事を考える。

この意識は普段の他者へのコミュニケーションだけでなく、このようなマニュアル作成にも活用していくべきものだと感じました。

実際に働くときにも資料作りなどの機会があると思いますので、今回の件を活かし、より良い取り組みを模索していきたいと思います。

 

以上で、今回のまとめとして

「マニュアル作成も、読む人のことを考えて作ることがとても大事！」

であることを再度確認し、今回の記事を締めたいと思います。最後までご覧いただきありがとうございました。

 

～障がいがありながらも働く意欲がある方へ～

Cocorport所沢Officeではこの他にも実際の仕事を想定した模擬就労、職場で役立つ

コミュニケーション（JST）、パソコン講座や面接講座など、

就職に向けた準備として様々なプログラムを実施しています。

見学は随時受付しております。

ご希望の方はフォームまたは電話にてお問い合わせください。

 

就労移行支援事業所 Cocorport 所沢Office