所沢Office ブログ

こんにちは！
ココルポート所沢Officeのトレイニーのkeiです。

トレイニーとはココルポートで独自の呼び名で
利用者さんのことをいいます。

このところ寒暖差の大きい日が続いているので
わたしは、体調管理に気をつけています。

さて、

今回は、ココルポート所沢Officeで
2020年1月27日午前に行われたプログラム
「電話応対」について紹介します。

この講座の目的は、
「電話に出る・かける時のポイント」を知ることです。

適切な言葉遣いがわからないので
出来れば電話応対は避けたい時もあります。

１．電話に出るときのポイントを知る
２．電話をかけるときのポイントを知る

１．電話を出るときのポイントを知る
「電話に出るときのポイント」は４つあります。

（1）3コール以内に出る
相手に待たせるのはマナーに反します。
もし3コール以上たって出るときは「お待たせしました」と言います。

（2）正確に聞き取る
相手の名前や社名を間違えることは失礼です。
分からなければ、「恐れ入りますが、もう一度お聞かせいただけないでしょうか？」
というようにこちら側から確かめます。

（3）声は少し高めに
元気で明るいトーンの声は相手の印象が良いです。
姿勢が悪いと発声も悪くなるので、電話を取るときは姿勢を正します。

（4）メモを取る
短い電話だから覚えていられるだろうと思わず、電話中にメモをとることを心がけます。
伝言を受けるときは、聞き間違えのないようにメモをし、復唱して確認します。

２．電話をかけるときのポイントを知る
「電話をかけるときのポイント」は４つあります。

（1）話の要点をまとめておく
スムーズに話を進められるよう、電話をかける前にあらかじめ伝えたい内容をまとめます。
説明を求められたときに対応できるように、必要な資料などを手元に準備しておきます。

（2）タイミングを見計らう
勤務時間内に電話をします。
相手が忙しいことが分かっている時間帯や始業直後、終業間際、昼休みなどはできるだけ避けます。
担当者がいないときは「こちらからあらためてお電話させていただきます」と伝えます。

(3)話すスピードに注意
早口では聞き取りづらいことがあるが、反対にゆっくり過ぎると不自然。
10秒間に60字程度のスピードを目安に話すように心がけます。

(4)できるだけ手短に済ませる
こちらの都合で電話をかけ、相手の時間を割いてもらっているということを常に意識します。話は伝えたいことを手短にまとめます。

みなさんもよかったらぜひ一緒にどうですか？

障がいがありながらも働く意欲がある方へ

ココルポート所沢Officeでは
実際の仕事を想定した模擬就労、
職場で役立つコミュニケーション（JST）、
パソコン講座や面接講座など、

就職に向けた準備として様々なプログラムを実施しています(*´▽｀*)

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