北千住Office ブログ

こんにちは✨

北千住officeトレイニーです(‘◇’)ゞ

ムシムシする季節になりました。

夏になったなという気持ちになります。

服装や食事に気を付けて、万全の状態で真夏に備えたいですね🌞

今回はプログラム『ビジネスマナー -会社でよく使う言い回し-』に参加いたしましたので、ご紹介します💪

会社で働く上で大切な3つのコミュニケーションが『報告』『連絡』『相談』です。

上司に、同僚に、取引先に伝えるとき、あなたはどんな風に伝えればいいのか困ったことはありませんか？

私は入社してすぐの頃、電話対応の言葉遣いで苦戦した思い出があります。

なかなか友達と遊ぶ時のようにはいかないのが仕事でのコミュニケーション。

でも、よく使う言い回しがわかっていれば、少しだけ話すのが楽になりませんか？

「これは北千住officeのブログで読んだことがあるぞ！💡」

そんな風に思い出してもらえるよう、ここで徹底解説します！

<ビジネスで使う３つの言葉>

ビジネスシーンで使う言葉は３種類あります。

・丁寧語
誰にでも使う敬語です。「お言葉」のように単語に「お」「ご」をつけたり、「です・ます」調で話す、全体的な敬語のことを言います。

・尊敬語
身分が高い人を敬い立てる言葉です。上司や社長など、目上の人に使います。
目上の人が主語になるのが尊敬語と覚えましょう。

・謙譲語
「謙」:へりくだる
「譲」:ゆずる
という意味があります。自分からへりくだって相手を立てる時に使う言葉です。
自分や自身の身内が主語になるのが謙譲語と覚えましょう。

<ビジネス会話の慣用句>

慣用句とは、昔からよく使われてきた言い回しのことを言います。

敬語の種類だけではなく、いわゆる定型文のような、敬語独特の言い回しがあります。

ビジネスでよく使われる言葉には、相手への尊敬や、思いやりが大切。

①話の内容を手短に伝えつつ、②事務的になりすぎない

ような言い回しを覚えておくと、言葉の意図が掴みやすくなりますよ。

それでは早速、ビジネス会話の用語を確認していきましょう！

プログラム中ではワークとしてトレイニーさん全員で知恵を振り絞り考えました。「こんなの知らないよ～」と途方に暮れてしまう声もいっぱい聞こえてきました。私にも知らない言葉があり「小説はたくさん読んだはずなのに！こんなの見たことない！」なんて頭を抱えました。

少しずつ取り入れてみてくださいね。

<社外の人に社内の人のことを話すとき>

自称	他称
自分、わたくし	あなた様、○○様、そちら様、貴殿
弊社、当社、小社、わたくしども	御社、貴社、お宅様
考え、私見	ご意見、ご意向、お考え
粗品、寸志	大変けっこうなお品物、お心づかい
お伺い、お訪ね	いらっしゃる、ご来訪、ご来社、お越しになる

「大変けっこうなお品物」をワーク時点で答えられた人はなんとゼロ人。

スタッフさんから「渡る世間は……」というドラマを見ると丁寧な言い回しがたくさん出てきますよというアドバイスがありました。実際に使われているところを見るとイメージがつきやすくなるかもしれませんね。

あなたは全部わかりましたか？

ちなみに、同じことを指す言い方でも、「話し言葉」と「書き言葉」、「内部向け」と「お客様向け」など、場面によって言葉が変わります。

例をとって、違いをそれぞれ見てみましょう。

<自分の所属する会社の言い回し>

・当社：内部向けの言い回しです。就職説明会や面接などでよく使われます。

・弊社：外部向けの言い回しです。取引先に自分の会社について話すときに使われます。

・小社：小社は弊社とほぼ同じ使い方をしますが、弊社よりもさらにへりくだった表現です。

・自社：純粋に「自分の会社」という意味の言い回しです。

<相手の所属する会社の言い回し>

・御社：話し言葉で使う言い回しです。就活でも面接の時にたくさん使います。

・貴社：書き言葉で使う言い回しです。履歴書の志望動機など、応募書類で使います。

仕事を始めてからだけではなく、就職活動でも間違えられない重要な言い回しです。

覚えておきましょう！

次に、よくビジネス会話で使われる敬語表現について参加者全員で考えました。

あなたも一緒に言い換えを考えてみましょう！

<よく使われるビジネス敬語>

①だれ　→どちら様、どなた様

②あの人　→あちら様、あの方

③どうしますか　→どのようにいたしますか、いかがなさいますか

④いいですか　→よろしいでしょうか、お間違えありませんでしょうか

⑤すみません　→申し訳ございません、失礼いたします
※すみませんという言葉は場面によって意味合いが変わります！

⑥すみませんが、　→申し訳ございませんが、恐れ入りますが、大変恐縮ではございますが

⑦できません、やれません　→致しかねます、できかねます、ご遠慮させていただきます

⑧知りません　→存じ上げません、不勉強で申し訳ございません

⑨わかりました　→承知いたしました、了解しました、かしこまりました

特に「できません」や「知りません」の言い回しは覚えておくと安心ですよ。

相手を不快にさせずに「NO」が言えることも、自分を守るために大切になるスキルだと私は思います……( ˘ω˘ )

こうして書いてみると多すぎてびっくりしてしまいますが、すぐに全部覚えられなくても大丈夫です。もしも言い回しがうまくできずに上司から注意をされた時には、素直に受け止めて次に活かしましょう。

最後に、隣の人とペアを組んで実践ワークを行いました。

シーン別に使いたいクッション言葉について言い換えをそれぞれ考え、実際にやりとりを行います。

どのような例が出たのか、見ていきましょう。

あなたも是非自分の言葉で言い換えてみてくださいね！

①同僚からのお願いを断る時

「その日は予定があり、シフトの交換はできません」

⇒(模範解答)あいにくですが、その日は先約がありシフトの交換が難しいです。申し訳ありません。

②仕事の依頼をお願いするとき

「資料を用意してください」

⇒(模範解答)お手数おかけいたしますが、資料をご用意いただけますでしょうか？

③会議や話し合いで反対するとき

「この案はコストがかかりすぎるので反対です」

⇒(模範解答)○○さんの案はとても良いと思います。ですが、その案はコストがかかりすぎてしまうと感じます。

※相手に反対する時には、まず相手の意見を受け入れている姿勢が大切！Good&Moreの精神を忘れずに、自分の意見も出せるようになれるのが理想的ですね。

④催促するとき

「○○の返答はまだですか？」

⇒(模範解答)重ねてのお願いで恐縮ですが、○○の件いかがでしょうか？

どのペアも和やかな空気でロールプレイできていました。

みなさんがそれぞれ考えた言い回しには、相手の都合を気にしたり、一緒に考えませんか？と提案したり、それぞれの思いやりの形が表れていました✨✨

模範解答は絶対の答えではありませんので、場面に合わせて自分の言葉でビジネス会話できるようになれると素敵ですね。

<番外編>

・頼まれていたことをすっかり忘れてしまっていた時

「忘れてました」

⇒申し訳ございません。失念しておりました。

頼まれていたことを忘れてしまうと、指摘をもらっただけでもパニックになってしまったり、とにかく謝らなきゃ！と慌ててしまうことがあると思います。

そんな時は、一度深呼吸をして「失念しておりました」でいきましょう✊

<まとめ>

今回ご紹介した内容全部を一気に覚えるのは、スーパーマンでも難しいはずです。

使い慣れない言葉は最初どうしてもぎこちなくなってしまうと思いますが、積極的に普段から自身の会話に取り入れて自分の敬語にしていきましょう！

また、ビジネス敬語が完璧でないと働けないというわけではありません。

指摘に対して受け入れる姿勢や、学ぼう！という姿勢が大切です。

できないことよりも、できるようになろう！という気持ちで、ぜひ取り組んでみてください。

それでは最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

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