朝霞台Office ブログ

皆さまこんにちは、トレイニーのはとまめです♪

今回は、要点をまとめて質問するコツについてお話させていただきます。

私たちは先日、「JST」というプログラムで質問のポイントについて学びました。

まずはJSTの概要から説明させていただきますね。

「JST」とは、Job related Skills Trainingの略で、日本語では「職場対人技能訓練」という名前がついています。

少しお堅い名称ですが、簡単に言うと『職場で円滑なコミュニケーションをとるための訓練』ということですね。

JSTには様々な場面を想定した訓練内容が用意されていますが、今回は「上司の方に不明点を質問する」という場面を想定して訓練を行いました。

【場面設定】

上司であるBさんから作業を任された『あなた』。

しかしBさんの不在時に、わからないところが出てきてしまいました。

そこで、『あなた』はもうひとりの上司であるAさんに質問しに行こうとしています。

こういった場面、「あるある」と頷かれた方も多いのではないかと思います。

でも、いざ質問しようと思うとうまく伝えられなかった…という経験はありませんか？

質問がうまくいかないと自分も相手も作業が滞ってしまいますし、気持ちも沈んでしまいますよね。

ここで相手に伝わりやすい質問ができるようになると、作業効率が上がるのはもちろんのこと、上司からの信頼を得られる可能性も高まります。

質問上手を目指して、一緒に学んでいきましょう！

相手に伝わりやすい質問をするためには、下の5つのポイントを意識することが大切です。

【職場で質問をするときのポイント】

▪不明点が生じたときはすぐに質問し、助言を仰ぐ

▪上司に質問するときは、「今よろしいでしょうか」と確認する

▪聞いた内容を復唱する

▪同じ質問を繰り返さないよう、メモを取る

▪質問した際は必ずお礼を述べ、感謝を伝える

いきなり全部は難しいという方はひとつずつのクリアを目指しましょう。

私は『すぐに質問し、助言を仰ぐ』ことを特に意識してみようと思います。

わからないと感じたらまずは自分で調べてみるようにしているのですが、調べてわかることとなかなか理解できないことがあります。

そして理解できなかったとき、焦って何度も同じことを調べ続け、時間を消費しすぎてしまう癖がありました。

これからは調べてもわからなければすぐに質問する、を合言葉にしていきたいですね。

さて、上の5つがクリアできた方は、さらにこちらのポイントも押さえてみましょう！

【ステップアップ！もっと良くなる質問のポイント】

▪不明点についてなるべく正確かつ簡潔に伝える

▪5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を参考にして具体的に質問する

（例）

あなた「Aさん、お忙しいところすみません。今お時間よろしいでしょうか？」

Aさん「はい、いいですよ」

あなた「先日Bさんからお任せいただいた書類作業の件で、ホチキス留めの位置と向きをどうすべきなのか分からなくなってしまいました。もしご存じでしたらお教えいただけませんか？」

Aさん「ああ、その作業でしたらやり方を把握しているので大丈夫ですよ。ホチキスの位置は左上、向きは斜め方向でお願いします」

あなた「なるほど、左上に斜め方向で、ですね。ありがとうございました。その他に不明点が出てきましたら、また質問させていただきます」

JSTでは座学だけでなく、上記の例のような台本をもとに、実際に他のトレイニーさんやスタッフさんとロールプレイを行うことができます。

参加して自分なりによりよい工夫をしてみることもできますし、見学して他の方のロールプレイから参考にしたいところを見つけたりすることもできますので、興味がある方はぜひプログラムに出てみてくださいね✨

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