春日部駅前Office ブログ

皆さん、こんにちは。

Cocorport春日部駅前Officeのトレイニー（訓練生）のMです。

6月から在宅訓練が明け、通常の通所訓練へと戻ってまいりました。

それと同時に今月から、私は訓練から就職活動中心のフェーズに差し掛かりました。

資格検定の試験や合同企業説明会もあり、今夏は忙しくなっていきそうです。

さて、ブログも3回目になりますが、今回は私が改善に向けて動いている、タスク・スケジュール管理についてお話します。

―――「夏休みが終わる8月31日に、徹夜で宿題を終わらせる。」

もしかしたら、このフレーズに覚えがある方も多いかもしれません。

私は、典型的なそのタイプです。（苦笑）

目標はヒマラヤ山のように高く、スケジュールは見切り発車で。

そして、〆切の１分前まで。いつもギリギリで生きていました。

この過集中は、私の短所であり、長所なのですが……多くは後日の体調不良と引き換えです。

社会に出ると、たいてい仕事はチーム作業となり、毎度マイペースでとはいきません。

加えて、仕事の計画は「報連相」を通して、チーム内に共有化されることも求められます。

そこで、私がCocorportの訓練や自己分析を通して見つけた、タスク・スケジュール管理改善のキーワードがあります。

それが、

①「細分化」

②「視覚化」

③「色彩化」

④「集約化」です

①細分化

スタッフさんのヒントを得て、私に足らなかったことは「スモールステップ」だということに気付きました。

そう、例えば

A.100枚一気に伝票をもらい、データ入力を行う。休憩は指定の時間に10分取る。終わったら上司に報告。

B.25枚伝票をもらい、データ入力を行う。終わったら上司に報告。×4回。休憩は25枚の入力が終わったタイミングのどこかで10分間取る。


Bの方法でタスクを区切った方が、私にとっては各段にモチベーションも集中力も維持できるということがわかりました。

また、集中のあまり指定の休憩時間に差し掛かってしまうことも多かったため、こちらのほうが周囲への罪悪感もなく、

気持ち的にもラクでした。


次いで、スケジュール管理についてです。

②「視覚化」＆③「色彩化」

生来の特性か、美術や本などの視覚媒体に多く触れてきたためなのか、私は音声として話を聞くよりも、

文字や図式に表したほうが理解しやすいようです。


そこで、苦手だったタスク・スケジュール管理を見直し、完成したスケジュール表がこちらです。

↑この月は個別訓練が17コマあり、ポスター作成、ブログ作成、文字訂正の業務に振り分けました。

一例として、Cocorportでのプログラム表で作成しています。

最初に、一日の訓練時間を午前/午後を1コマ（1日で2コマ）と分けました。

それから、参加したいプログラムのコマを優先的に固定し、ふせんのカラーごとに模擬業務の案件を整理しました。

一つの案件で何コマあれば業務は終わりそうか、予備は何日見るべきなのか、上司にも相談しながら予定を組みます。

面談など、イレギュラーで別の予定が入った際には納期を交渉し、ふせんを移動させたり増減させたりもします。

メンバーに共有化する際には、最新の状態をカラーコピーすれば、仕事のスケジュールを伝えることもでき、中々便利です。

図式や色として印象に残りやすいため、納期がいつなのかパッと思い出しやすくなりました。

最後に、この方法を応用して、

④集約化

紙の手帳、カレンダーアプリ、いろいろな予定表が世に出ていますが、私の場合は参照場所が多いほど予定が管理できず

「とっ散らかる」傾向にあります。

そこでプライベートも仕事の予定も、A5サイズのファイルにカレンダーをまとめることにしました。

曜日/週/月末のルーティンワークを整理したページ、アドレス帳、主要駅の路線図なども加え、7月からの運用を目指して製作中です。

次の職場から、私の個性に合った一生モノの「自己流スタイル」として運用していきたいと思っています。

普通の方よりも体調のアップダウンや苦手なことも多いですが、工夫次第で改善できることも多いのかと訓練を通して思い始めました。

安定して長くお仕事を続けるためにも、自分のニガテ/得意を知る努力は続けていきたいです。

今回はここまで、ご拝読ありがとうございました！

就労移行支援事業所 Cocorport 春日部駅前Office