北千住Office ブログ

こんにちは✨
北千住officeトレイニーです( ˘ω˘ )
人類だけではなく、犬や猫も季節にあった格好をしている姿をよく見かけるようになりました🐶

今回は、昨年の6月から8月にかけて行われた模擬就労の長期プログラム「住所ロック」最終回！
大変お待たせいたしました！いよいよ本番作業についてご紹介したいと思います。

今までにお伝えしたプログラムの様子については、過去に投降した「住所ロック～概要編～」と「ポスター紹介編」をご一読ください📖

<住所ロックとは？>
住所ロックとは、個別訓練で使用している「住所カード」をデザイン含め一新する大規模プロジェクト！
シンプルな旧カードから、わかりやすく且つ使っていて楽しくなるようなデザインに一新しました。内容も、より現実に即した住所（もちろん架空です！）に寄せて変更しています。

PCでのデータ作成から、軽作業まですべての工程を行うことで、取り組んだことのない作業にも挑戦でき、自身の苦手、得意を確認する上でも実りのあるプログラムとなりました。

<プロジェクトの流れ>
住所ロックプロジェクトは2段階に分かれて進行していきました！

• 事前準備編
  作業をするための準備をする段階です。
  「旧カードは何県が何枚あるのか？」「新カードのデザインは？」「スケジュールはどう立てる？」など、作業の洗い出しからスタートしました👉

なんと、今回一新するカードの総数は……約3200枚！
スケジュール担当者が頭を抱えてしまった姿が印象的でした( ˘ω˘ )

• 本番作業編
  事前準備を行ったら、いよいよ作業本番です！
  ４つの班に分かれて都道府県を分配し、データ入力からカードの形にするまでを一貫してチームで作業しました。
  一つの班に割り振られたカードの数は約800枚！班員は4人から5人です💦
  激務の予感に震えました……((+_+))
  ※激務でした。

それでは、実際の作業の様子について振り返っていきます！✊

<班の割り振り>
全部で4班、スタッフさんの指示で分かれ、事前に決められたリーダーさんを中心に作業を進めていきました。
それぞれの班に、軽作業が得意な人、事務作業が得意な人など得意も不得意もバラバラに人員が配置されています。
リーダーさんはメンバーそれぞれにどんな仕事をしてもらうかについて、指示をする・段取りをする手腕も問われました。
班ごとの担当は以下の通りです。

1班	北海道・東北・中国
2班	関東(東京都以外)・九州
3班	東京都・四国
4班	中部・近畿

作業ごとの分担ではなく、地方で分担が決められています。
どの班も軽作業から事務作業まですべての工程に関わらなければなりません。
まずは住所のデータ入力から全員で行い、作業が進むにつれて分担する業務も増えていきました。

<データ入力>
Excelで事務班が作成したフォーマットに、旧住所カードに入っていた住所を追加していきます。
しかし、新しい住所カードには変更点があり、住所自体にも問題があることが作業を進めるうちに判明していきました😇
そのため、インターネットを活用して調査をしながらの作業になりました💻

• 読み仮名

旧カードには用意されていなかった読み仮名。
今回追加する方向に決まったので、地名の読み方も慎重を期して調べながらの入力になりました。

「そもそも調べようにも漢字の読み方がわからない」「濁点があることに気付かなかった」「調べても地名が出てこない」など、作業中には多くのトラブルが発生💥
各チームのリーダーで班内の問題を共有し、解決方法について話し合いながら進めました。

• 番地

旧カードには入っていなかった番地ですが、住所である以上番地はあるので、ランダムに番地のデータを生成し、住所の最後に追加するように変更しました。

一つ一つ追加するのはとても大変なので、入力作業やExcelに慣れている人が担当し、他のメンバーに教えて効率化を図る班が多く見られました☺

• 会社名

旧カードはどの会社名も「(株)MKコーポレーション」になっています。
訓練の幅をさらに広げるために、各班に10社ずつ架空の会社名を割り振り、住所の最後に会社名をバラバラに追加してもらうことになりました👔

会社名は難読漢字があったり、英数字が混在していたりと少し意地悪な社名も多くあり、入力に苦しむ声も上がっていました🤮

• 平成の大合併に伴う住所記載の変更

なんと、カードの通りに打ち込んでみても「存在しない」という地名が多発！
地方都市や、離島などは特に住所が違う！ということが多くあった印象です。

リーダーとスタッフさんで話し合い、カードよりもインターネットで出てくる住所を優先することにし、ダブルチェックをする人向けにメモを残す形で合意しました📝

旧カードは、果たしていつから存在しているものなのでしょうか……🤔
データ入力では、もちろん入力だけではなく、間違っていないかのチェック✅も大切です！

「入力できないけど間違いのチェックだけはできる」という方にはやり方を共有してチェックだけお任せするという場面も多く見られました。

「PCは苦手だけど、印刷したものならチェックできる」という人にはデータを印刷して赤ペンでチェックしてもらう、など、その人に合わせてやり方を提案して行う姿も見られました。

班員を尊重して作業を進めようとみなさんが意識していることが伝わってきますね☺

チェックのやり方を共有するのが難しいという声を受けて、チェックの仕方をマニュアルに起こす場面もありました。

作業中も、「ここまで○○担当：入力済」や、セルの色を黄色に変えておく、など次回以降他のトレイニーさんに引き継いでも問題なく作業を行えるように各班で工夫して作業を進めました🌸

模擬就労の目的は「自分のできること・できないこと・課題を見つけること」です。

普段の訓練では同じ作業しかしていないトレイニーさんも、「できるようになりたいです」と自ら発信し、練習しながら初めての作業に取り組む姿が見られました✨✨

<データ転記>
Excelに入力したデータをカードの形に作成したフォーマットに転記していきます。転記先はWordファイルです。
Excelから単純に張り付けるだけでは、書体やフォントサイズなどが変わってしまいます。
デザインが崩れないよう転記をするための工夫が各班光りました。

また、もともとのファイルでは1ページしかない転記先のページを増やすために序盤は四苦八苦する姿が見られました。

・どうやってWordの表を増やすのか？
・どうやってデザインを保持したまま効率よく転記をするか？
・印刷の余白がおかしい！

次々発生する問題に、事務班で作成していたトレイニーさんも交えてリーダーでよく話し合って作業工程を確定させました。

<印刷原稿カット>
印刷した用紙をカードの形に裁断していく作業です。
オフィスの裁断機や、ハサミ、カッターを駆使して行います。

印刷機の都合上どうしてもギリギリまで線を引くことができないため、「まっすぐ切るのが怖いがどうしたらいいか？」という声が聞こえてくることも。

班内で解決できないことはすべての班のリーダーで話し合い、「うちの班はこのように対応していますよ」とうまくいっているやり方を共有しあう場面もありました。

話し合った結果は一覧にしてまとめていつでも見返せるよう全体で管理して進めました✨✨

実際に印刷・カットしてみると、切り取り用の線が端に残ってしまう、裁断機の刃がつぶれていてうまくカットできず端に紙の繊維が残ってしまうという問題も発生。
カットだけではなく、最後に化粧断ちをする工程が急遽発生してしまいました💦

本当に細かい作業なので、作業の得意・不得意が多く出てしまったり、進捗に遅れが出たりして再度スケジュールや作成工程について話し合う場面も度々発生しました😇

＜ラミネート加工・カット・角丸＞
長く使う想定のカードなので、補強のためにラミネート加工を行います。
今回のプロジェクトに参加したトレイニーの中でラミネート経験者はごく僅か……！

更にラミネート経験者のほとんどはデータ入力の主戦力ということで、仕事が集中してしまい混乱してしまうこともありました💦💦
ラミネート自体も波打ち折れてしまうなど、慣れるためには練習が必要です。

最初は数少ない経験者が一手に引き受ける場面もありましたが、「今回の模擬就労を機にもっともっとできることを増やしていこう！」という気持ちで、途中からは教えて任せる方向にシフトしていきました💮

結果、ラミネート未経験者だったトレイニーさんの中にも、ラミネートが得意になった方がいらっしゃったり、最初は恐る恐る作業されていらっしゃったのがすっかり慣れっこになってしまっていたりと、皆さんできることが増えて自信をつけていらっしゃいました💯

ラミネートはコストもかかるということで、気後れしてしまう方も多い中、積極的に作業に参加された方のチャレンジ精神は本当に素敵に感じてしまいます✨✨

全体的に「がんばって覚えよう！」「丁寧に教えよう！」という空気感で、「学ぶ」「分かち合う」場面が多く見られる模擬就労になりました✊

現在は無事にプロジェクトも終了！

昨年秋に開催された長期プロジェクト「カレンダープロジェクト」では、「住所ロックのことを思えば、……」と積極的に参加される方や、「住所ロックの時はこんな風にしましたよね」と経験を生かして動かれる姿も見られました。

多くのトレイニーさんにとって様々な経験を積む機会になったようです✨✨

筆者も最後まで参加しましたが、本当に様々な問題が発生する中、班のみならず全員で力も知恵も合わせて一丸となり取り組み、最後は完成させたことで達成感も一入でした！

住所ロックで作成したカードは、改めてオフィス内で行う個別訓練の職種MUSTメニューで実際に使用されます！
是非実物を見てみたい…👀使ってみたい！✋という方は一度、見学にいらしてみてくださいね(⋈◍＞◡＜◍)。✧♡

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

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