北千住Office ブログ

こんにちは☀

北千住officeトレイニーです(=ﾟωﾟ)ﾉ

もう６月、1年の折り返しが来てしまいました！我が家では最近洗濯物に半乾きのイヤな臭いが残ることが増えています😿

湿度が高くて食あたりも多くなる時期なので、湿気にも工夫して向き合いたいですね。

今回は『スケジュール管理の大切さ』というプログラムに参加してきましたので、その様子についてご紹介します！

あなたはスケジュール管理できていますか？

私は現在訓練の中で練習中です。「スケジュール管理をしよう！」とはビジネスの場面でよく言われますが、実際できていないとどんなことが起こるのでしょう？

プログラムは主にクイズ形式で、答えを全員で出し合いながら進めました。

ここでは実際に質問内容と、トレイニーさんの意見を順番に紹介します。

質問に答えながら、実際に考えてみてくださいね。

Q1.スケジュール管理ができないとどうなりますか？

・タスクが積み重なってつらくなる

・約束を守れなくなる

・行き当たりばったりになってしまう

・タスクの優先順位がわからなくてどれから手を付けるべきかわからなくなってしまう

「自分だけではなく周りにも影響が出てしまう」と皆さんが認識している様子が見て取れました。

Q2.人は「スケジュール管理ができていない人」を見るとどう思うでしょうか？

・生活習慣が整っていないのではないか？と思う

・慌ただしそうに見えるので心配

・もう少し工数を減らせそう

・距離を置きたい

スケジュールのみならず、普段の生活にも不安を覚えてしまうという声が多く出ました。振り返って考えると、起きるタイミングや出掛ける時間、ごはんをいつ食べるかなど、日常生活もタスクの積み重ねと言えるかもしれませんね。

それでは次の質問です。

Q3.人は「スケジュール管理ができている人」を見るとどう思うでしょうか？

・安心感がある

・誠実な人という印象を受ける

・信用できる

・余裕のある人だと感じる

好印象の意見がたくさん出ました！スケジュール管理ができているというだけでこの人は頼りになる、と相手から好意的に見てもらえることがわかりますね。具体的な効果もですが、職場で良好な人間関係を保つことにも、スケジュール管理は一役買っていそうです。

具体的なメリットは以下の通りです。

<スケジュール管理の具体的なメリット>

・仕事のムダを省いて効率化できる

スケジュール管理をしながら仕事に取り組むことで、やらなくていい仕事に時間をかけることが減り、生産性が上がります。

仕事に取り組む前に「どんな作業があるかな？」「どのくらい時間がかかるかな？」と必要な作業と時間を仕分けておくことで、思ったより時間がかかって仕事が終わらない！となることを防ぐことができますよ。

・残業の負担を軽減できる

仕事にはつきものの残業。せずに済むならできるだけ残業せず、プライベートの時間を守ることが長く働くための秘訣にもなります。

残業をしないためには就業時間内に仕事を終わらせること。

「どう動けば終業までに終わるかな？」と見通しを立ててその日の作業を決めることで、長い残業をして帰ったら寝ることしかできない……ということを防ぐことができますよ。

スケジュール管理をすると仕事をする上で良いことがたくさんあることがわかりました。

それでは、次の質問に行ってみましょう！

Q4.スケジュール管理をできる人とできない人の違いはどんなところでしょうか？

・視野の広さ（先のことが見えている・周りのことが見えている）

・作業量の目安がついているかどうか

・業務の流れや作業を理解しているかどうか

・「何を」「いつまでに」「どの程度できていればいいのか」を考慮できているかどうか

・周りの人に気遣いができるかどうか

・ムダが無いように確認ができるかどうか

・報・連・相ができるかどうか

たくさんの意見が参加者さんから挙げられました。この問題には正解というものはなく、挙げられた違いはどれも大切です。とはいえ、「こんなしっかりとできるのかな……？」と不安になってしまいますよね。私も意見交換をしながらも、できていないことがいっぱい含まれているなと感じました。

この項目に関しては、「全部できてないなんてダメだ！」と落ち込むのではなく、「今の自分にはどのくらいできているのかな？」と確認する目安として捉えてくださいね。（だってこの項目を全部完璧にできる人はスーパーマンだけ！誰にとっても難しいです！_(:3 )∠）_）

次に、みんなで「時間」について考えました。

Q5.あなたにとって「時間」とは？

・区切り

・限られた枠組み

・大切なもの

・コスト

漠然とした問いかけに戸惑う空気が参加者の中には流れました。静まったプログラム席に、小さな声で「時間……？」とつぶやく声が時々漏れ聞こえます。それでは、この問題の意図についてみてみましょう。

<客観的な「時間」/主観的な「時間」>

「時間」には、時計で計ることができる定量的な「時間」と、自分で体感している「時間」の２種類があります。

「楽しい時間はあっという間」という言い回しに聞き覚えはありませんか？

学生時代、昼休みは60分あるのにいつのまにかチャイムが鳴っていて、逆に、校長先生の全校集会のお話は15分くらいでも退屈で長く感じる、という経験がある人は多いのではないでしょうか。私は今でも好きな小説を読み切って顔を上げたら日が暮れていた……なんてことがよくありますよ。

これが体感する主観的な「時間」です。そして、時計で計る時間と、自分の中の時間の感覚は、どうしてもズレることがあります。

なので、時計の時間だけを気にして計画を立てると体感とのズレが大きくなってうまく計画通りに進みません。

計画を立てるときには、両方の「時間」を加味して計画を立てることが大切です。

<スケジュール管理に必要な能力>

スケジュール管理をするためには、重要な能力があります。それは、「物事を具体的に把握する能力」です。

自分のやることの「質」と「量」を判別できるようになると、スケジュール管理の精度がぐっと上がります。

• どのくらい自分にとって難しいのか？
• どのくらい作業に時間がかかるのか？

この2点を正確につかむことが大切。

でも、やったこともない作業をどのくらいの時間で自分ができるのか、どのくらい苦戦するのかなんてわかりませんよね？なので、大切なのは検証です！

・自分の能力を知るために、処理速度を検証する

・日々の自分の行動を観察して、予測能力を鍛えていく

日々以上のことを取り組んでいくことで、段々と把握する精度が上がっていき、スケジュール管理がしやすくなりますよ。

それでは、次にスケジュール管理をするときの考え方を見ていきましょう。

<優先順位の設定>

自分の処理能力も大切ですが、持っている仕事の優先順位も大切。

優先順位の指標は以下の2つです。

• 緊急度
• かかる時間

この2点を基準に、以下の図のどこに当てはまるか、仕事を割り振ってみましょう。

人によって、進め方はA→B→C→Dだったり、B→A→D→Cだったりと合う方法は異なりますが、優先順位のつけ方のルールを決めておくと、管理の負担がぐっと減りますよ。

<自分の行動の枠組みを設定する>

自分の中の行動単位を設定します。例えば、仕事をするのであれば、始業時間から終業時間までで、自分の使える時間を洗い出します。

使える時間にタスクを当てはめて入れ込んでいくことで、効率よくこなすことができますよ。

これらを踏まえて、最後にスケジュールを立てるポイントをまとめました！

<スケジュールを立てるポイント>

• 終わりから逆算して立てる
  例えば出掛ける時間や、終業の時間など、リミットとなる時間から引き算する形で作業を組み立てていくことで、「〇〇時には取り掛からないと間に合わないな」というような考え方が身に付きます。いざ始めてからそもそも時間が足りない！となることを防ぐことができますよ。
  
  
• 予備の時間を設定しておく
  どんなことをしていても、ミスや手戻り、突発的に割り込んでくる急な仕事など、イレギュラーはつきものです。ぎちぎちにタスクを詰め込んでいるとそれらをこなす余裕がなくなってしまうので、予め「何も入っていない時間」を作って余裕を持たせましょう。
  
  
• 体調や調子を把握しておく
  コンディションが悪い時の作業量と、コンディションが良い時の作業量ではやはり変化があります。おなかが痛いのに絶好調の時の集中力は出せませんよね。
  自身の体調や調子と、その時の作業量の変化を把握しておくことで、スケジュールを立て直し、相談して伸ばしてもらうなど、行動のきっかけにすることができます。
  
  
• 1つのタスクの中でも「何にどれくらい時間をかけるのか」を考える
  悩んで作業が止まってしまっても締め切りはやってきます。〇〇分悩んだら相談する、このくらいの時間かけてできなかったら助けを求めるなど、予め時間を決めておくことでどんどん作業時間が膨らむことを防ぎましょう。

以上が、今回のプログラムの紹介になります。

スケジュール管理の大切さ、伝わりましたでしょうか？

スケジュール管理において重要なのは、なんといっても「予測する能力」です。

毎日の行動を分析して、自分の行動を予測できる力を養っていきましょう！

今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

Cocorport北千住Officeでは、十分な感染対策を行ったうえで、様々なプログラムを開催しております。 ご興味をお持ちいただいた方は、 お気軽に下記よりお問合せください  

---

資料請求・見学お問い合わせ受付中！！

Cocorportでは就職に向けた情報提供や模擬面接など就職活動系のプログラムの他に、 お一人お一人の就労に向けた必要な準備をしていただくために、様々なプログラムを行っています。 少しでもCocorportに興味のある方は、いつでもお気軽にお問合せください。

インターネットからお申込みの方は→https://www.cocorport.co.jp/contact/inspect/

お電話でお申し込みの方は→03-5284-8927（受付時間　月～土 9:00～18:00）

メールでお申し込みの方は→kitasenju-staff@cocorport.co.jp

マスク着用、換気、消毒、ソーシャルディスタンスの遵守など 密にならないよう感染対策を十分に行っています。ご興味がある方、安心してお越しください。

 

就労移行支援事業所 Cocorport 北千住Office