北千住Office ブログ

こんにちは！

北千住officeのトレイニーです(＾ω＾)

急に涼しくなってきましたね。気温に振り回されて体調を崩しやすい季節になってきました……🤧

羽織るものを用意する、飲み物に気をつけるなど、工夫して体調を維持していきましょう✊

今回は、完全新作のプログラム✨✨「シン・PC講座」に参加してきましたので、ご紹介します！

<シン・PC講座とは？>

普段のPC講座とは異なり、より実務で使うものに着目してPCを使いこなせるように考えられたプログラムです。

今回のテーマは『送付状の作成』で、書類を郵送する時に必ず入れる送付状を自分で作れるようになることを目標にプログラムを行いました！

完成品はこちら📨

※個人を特定できる箇所は伏せてあります。

今回の送付状は、以下を想定して作成しました。

・応募先の企業宛ての書類を送る時に入れる

・9月に送る書類に入れる

今回のプログラムでは、送付状の作成方法だけではなく、「なぜ送付状が必要なのか？」という部分から学びました。

そもそも送付状とはどのような書類なのでしょうか？

<送付状とは？>

書類を郵送する時に作成し、書類の一番上に入れるものです。「添え状」「カバーレター」と呼ばれることもあります。

①誰が

②何を

③何のために

この３点を明確にして、送ったものが相手にひと目でわかるように作成します。

書類を郵送する場合は必ず入れるものですが、メールに添付する場合や、書類を直接持参する場合には入れません。

ビジネスマナーとして必ず準備するべき書類の一つとなっています👔

<送付状の作り方>

送付状は６つの要素で構成されています。

それぞれの配置やポイントを確認していきましょう✅

①日付

一番上の右側の位置に記載します。

日付は必ず投函日を記入しましょう。

②宛先

日付の下、左側の位置に記載します。

・正式な会社名

・部署名

・役職名

・個人名（担当者名）

を宛先として記入します。

もし個人名がわからない場合は、「ご担当者様」「○○部(部署名)御中」のようにわかる範囲で記載します。

③差出人

宛先より下に右側に寄せて記載します。

・郵便番号

・住所

・連絡先（電話、メール）

・氏名

今回は応募する際の送付状なので、自分で送ることを想定して本人の住所を記載していますが、自分が担当者で、会社から送る郵送物の送付状を作る場合は、住所や連絡先は会社になります。

④件名

中央に記載します。

文言は簡潔に、「○○の送付について」「○○の件」のように記載しましょう。

⑤本文

『拝啓』から始めて、時候の挨拶、簡単に送った経緯などを記載します。

拝啓から始めた文章は最後に「敬具」と記載しましょう。Wordで作成する場合は、冒頭に『拝啓』と入れてEnterを押すと、自動的に『敬具』が入力されます。

応募書類の送付状としては、本文の中に以下の内容を記載することもあります。

・どこの媒体で募集を知ったのか

・簡単な自己PR

・面接の機会が欲しいこと

⑥記 (しるし) 書き

中央に『記』と記載し、箇条書きで送付した書類の内訳を記載します。

右下には「以上」と記載して終えるようにしましょう。

記書きについても、Wordで作成する場合は自動で「以上」と文中に追加されます。

便利ですね✨✨

<時候の挨拶とは？>

手紙を書く時に冒頭に必ず入れる書き言葉の挨拶のことです。

季節に合わせて文言が変わります。

ざっくりいうと「こんにちは。いい天気ですね。ところで～～」という会話の「いい天気ですね」の部分ですね。

本題に入る前のワンクッションとして入れることがマナーとなっています。

プログラムでは「９月に送る」想定になっていますので、９月の時候の挨拶にはどんなものがあるのかをその場で調べました。

トレイニーさんからは次のような文言が出てきましたよ。

・秋涼の候

・秋風の候

・野分の候

・清涼の候

・孟秋の候

・名月の候

「～～の候」や「～～のみぎり」というのは、会話のはじめに「～～の時期になりましたね」と話す言葉を書き言葉にした言い方です。

どれも風流な言い回しですね🍂

私は響きが気に入ったので「灯火親しむ候」を採用して使ってみましたよ！(｀・ω・´)

作成が終わったトレイニーさんは、春～冬まで一通りの時候の挨拶を調べて、1月から12月まで、どの言い回しを使うかを調べて決める作業に取り組んでいました。

たくさんの言い回しがあるので、事前に使う文言を決めておくと悩まずに作れてスムーズです👍

あなたも気になったらぜひ調べてみてくださいね✨✨

送付状は書類を出す時必ず使うので、今回作成した送付状も就職活動の際には時候の挨拶と宛先を変更して実際に使用する予定です。

一度作ると何度も作成する必要がなくとても便利なので、ひとつ用意しておけるといいですね。

以上、シン・PC講座「送付状作成」の紹介でした。

次回は一体何を題材に開催されるのか？私は今からわくわくしています☺

今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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